vzw » Ondersteuning » VZW Rondleiding door onze website 19 november 2017   


Over VZW's Minimize

Bekijk week na week de Waddiswoar eens. Tientallen activiteiten, georganiseerd door de verscheidene praesidia die België rijk is. De een al wat groter opgevat dan de andere, maar er komt meer bij kijken dan ideeën en wat goede wil. Vaak gaat het over geld, soms veel geld. Wie heeft er nog nooit een te laat betaalde rekening gehad? Of een activiteit gehad die op het laatste moment om allerlei redenen niet kon doorgaan? Indien U dit nog nooit hebt meegemaakt, dan willen wij U bij deze feliciteren.

Ook een ongeval is vlugger gebeurd dan U denkt. En ook daaraan kan een financiële kater vasthangen. In al deze gevallen rijst de vraag naar de aansprakelijkheid. Is het de praeses, als 'leider' van de bende? Of is het de persoon die toevallig zijn handtekening onder het contract zette, of de gelegenheidsorganisator van dienst? Of is het de ganse club?

Op deze vragen gaan wij proberen U een antwoord te geven.

Iedereen heeft zowat de mond vol over vzw's, het oprichten ervan, en de problemen die ermee gepaard gaan. Wij zullen trachten de verschilpunten tussen vzw en feitelijke vereniging uit te klaren in een heldere en begrijpelijke taal.


0. Inhoudstafel

1.Vzw en feitelijke vereniging: wat?
2.Vzw, het mekka voor de studentenvereniging?
3.De oprichting van de vzw
4.De organen van de vzw
5.De boekhouding
6.De aansprakelijkheid
7.Besluit

 

1.Vzw en feitelijke vereniging: wat?

Een feitelijke vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid. Dit betekent eigenlijk dat deze feitelijke vereniging voor het recht als het ware niet bestaat. Een feitelijke vereniging kan dus door iedereen opgericht worden, omdat men er eigenlijk niets voor moet doen. Haast alle studentenclubs zijn feitelijke verenigingen, op enkele uitzonderingen na. In concreto betekent dit dat bij een mogelijk geschil dat je voor de rechtbank wil brengen, je dit niet kan doen in naam van je vereniging, aangezien zij voor het recht niet bestaat. Je zal dus uit eigen naam en voor eigen rekening moeten dagvaarden. Omgekeerd geldt ook dat iemand jouw vereniging niet kan dagvaarden, maar wel degene die ergens zijn handtekening heeft onder geplaatst. Wie tekent hangt in de eerste plaats!!! Zelden zal men de hele groep kunnen aansprakelijk stellen, want bewijs maar eens dat iemand er al dan niet bijzit.
Als er problemen zijn, zal men altijd trachten één persoon verantwoordelijk te stellen. Procesgewijs is dit een pak eenvoudiger. Ergens zal er wel een handtekening zijn, en anders stapt men nog naar de praeses toe.
Wie een handtekening zet, laat dit dan ook best voorafgaan door “Voor [studentenclub], [uw naam]”. Op die manier maakt u als persoon alvast duidelijk dat deze handtekening niet dient om u te binden, maar een vereniging.
De praeses kan zijn verantwoordelijkheid intern (buitenstaanders moeten hier geen rekening mee houden) wel verdelen door de andere praesidiumleden een contract te laten tekenen waarin bepaald wordt dat bij veroordeling van de praeses de rest mee opdraait. Het hoeft geen betoog dat een vooruitziend praeses zulke documenten laat tekenen voor hij aan zijn jaar begint en er bijgevolg nog geen problemen zijn.
Zeer belangrijk: verzeker de praeses!! Geef hem een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Deze kleine kost weegt niet op tegen de zekerheid die geboden kan worden.
Een vzw is een groep natuurlijke personen (u en ik) of rechtspersonen (vzw’s, nv’s,...) die een belangeloos doel nastreven. Belangeloos betekent niet dat de vzw geen winst mag maken, wel dat deze winst niet mag terugstromen naar de leden. De vzw bezit wel rechtspersoonlijkheid, en kan dus in eigen naam dagvaarden en gedagvaard worden. De vzw bestaat wel voor het recht. In concreto betekent dit dat de leden van de vzw nooit in eigen naam aansprakelijk zijn, en ook niet voor eigen rekening!!! De vzw leidt een eigen leven voor het recht. De verantwoordelijkheid, de investeringen en de kosten worden dus op de vzw afgeschoven.

2.Vzw, het mekka voor de studentenvereniging?

Om te beginnen kunnen we stellen dat de vzw niet bepaald studentvriendelijk is. Heel veel aspecten ervan zijn streng formalistisch, dat wil zeggen dat in de wet (wet verschenen in het Belgisch Staatsblad van 1 juli 1921) staat geschreven wat er allemaal moet gebeuren. En dat dit ook zeer nauwlettend gevolgd moet worden. Deze wet werd echter recent ingrijpend gewijzigd. Het doel van de wetswijziging was het bekomen van meer transparantie omtrent de werking van de vzw te bekomen, zowel intern als naar derden (extern) toe. Verder zijn de boekhoudkundige eisen minder zwaar gemaakt voor kleinere structuren. Tenslotte zijn er nog een aantal specifieke maatregelen genomen om de werking te vereenvoudigen.
Een vzw oprichten betekent op lange termijn denken, en dat terwijl de meeste clubs slechts voor één jaar verkozen zijn.
Voor de kleinere clubs (drie man voor en Marie van achter de toog) is het zeker voldoende om een stevig uitgebouwd reglement op te stellen voor intern gebruik, in plaats van de hele rompslomp die een vzw met zich meebrengt. In het reglement moet zeker staan wie deel uitmaakt van de vereniging en wie voor welke activiteit verantwoordelijk of mede verantwoordelijk is. Vergeet niet het op te stellen in zoveel exemplaren als er medepraesidiumleden zijn. Iedereen moet een door iedereen ondertekend exemplaar hebben waar op staat hoeveel exemplaren er zijn.
Voor grotere clubs kan het mogelijk interessant zijn om een vzw op te richten.

3.De oprichting van de vzw

Zoals reeds vermeld betekent een vzw oprichten wettelijke formaliteiten vervullen. Dit is nodig opdat derden de vzw als een zelfstandige rechtspersoon zouden erkennen. Om maar te zeggen dat iedereen die geen lid is van de club moet weten dat de vzw juridisch gezien bestaat.
Stap 1: Ontwerpstatuten moeten opgesteld worden. Dit is een overeenkomst tussen de leden. Deze overeenkomst moet schriftelijk zijn, en kan (maar moet niet) afgesloten worden bij een notaris. Er moeten minstens twee exemplaren zijn.
In deze statuten vermeld je wat je met je vzw wil doen (= het doel), en met welke middelen je dit wil bereiken. Absoluut noodzakelijk om te vermelden is
de naam van de vzw (in principe mogen geen eigennamen, in de praktijk laat men dit oogluikend toe (Welkom vzw Malaise!!!), het spreekt voor zich dat men geen wettelijk beschermde namen à la Coca Cola ®, Pampers ®, … mag nemen, ook vulgaire namen zijn uit den boze; verder moet de naam ook origineel zijn, in de zin dat deze niet al elders mag gebruikt zijn, al is dit moeilijk na te gaan)
de statuten moeten “vzw” of “vereniging zonder winstoogmerk” vermelden. Deze verplichting geldt ook voor alle documenten van de vzw!!
het precieze adres van de maatschappelijk zetel (plaats waar men de activiteit ontplooit). Het is de plaats waar buitenstaanders jouw vzw moeten kunnen bereiken. Deze zetel moet zich in België bevinden (het ontplooien van activiteiten in het buitenland is echter wel toegestaan). Bij dit adres hoort ook de vermelding van het bevoegde gerechtelijk arrondissement (te vinden op www.just.fgov.be, Rechterlijke Orde, Territoriale Bevoegdheid).
het doel van de vereniging. Dit doel moet nauwkeurig worden bepaald en bestaat uit twee elementen, enerzijds een algemene omschrijving (zoals studentenactiviteiten), en anderzijds een concrete omschrijving hoe je dit wil verwezenlijken (cantus, galabal, TD,…)
het aantal leden. Dit moeten er minimum drie zijn (wettelijk bepaald). Het aantal leden van het praesidium dus.
gegevens over de leden-oprichters. Dit is naam, voornaam, woonplaats en nationaliteit.
voorwaarden om lid te zijn (‘altijd zat’ is strijdig met de openbare orde). Dit komt erop neer dat je bepaalt welke instantie beslist over wie er al dan niet lid wordt. Meestal is dit de Raad van Beheer (verder RvB – een aantal bevoegdheden zijn specifiek voorbehouden voor de RvB).
de bevoegdheden van de Algemene Vergadering (“AV”), wijze van bijeenroeping en de werking van de AV, en de manier waarop beslissingen ter kennis worden gebracht van leden en derden (een aantal bevoegdheden zijn specifiek voorbehouden voor de AV).
de wijze waarop de beheerders worden benoemd en hun bevoegdheden.
maximum bedrag van de ledenbijdrage (schat dit zo hoog mogelijk, dit is slechts een maximum, in de praktijk hoeft er niet eens een bijdrage te zijn)
bestemming van het vermogen na ontbinding (wat wil je doen met het geld als je stopt met de vzw)
duur van de vzw als deze niet onbeperkt is
Stap 2: De stichtingsvergadering. Wanneer de voorgaande papierwinkel achter de rug is, nodig je de leden-oprichters uit voor de stichtingsvergadering. Op deze vergadering dienen de statuten goedgekeurd te worden, met eenparigheid van stemmen (iedereen moet het eens zijn). Eveneens dienen de leden van de RvB aangesteld te worden. Van de statuten moeten er evenveel exemplaren zijn als er leden-oprichters zijn. Op elk exemplaar wordt door iedereen zijn handtekening gezet. Op dit moment bestaat de vzw tussen de leden-oprichters onderling, maar nog niet voor buitenstaanders.
Stap 3: Bekendmaking tegenover derden. Een eerste stap is de neerlegging op de griffie van de rechtbank van koophandel van de plaats van de zetel van de vzw van de volgende stukken: statuten, akten van de benoeming van de bestuurders, kopie van het ledenregister.
Bepaalde stukken verdienen een publicatie in het Belgisch Staatsblad. Het formulier daartoe kan je verkrijgen bij de neerlegging zoals hierboven vermeld, of downloaden (jawel) van de FOD Justitie (www.just.fgov.be, Belgisch Staatsblad, Rechtspersonen). Voeg daarbij een ingevulde cheque met het bedrag vereist voor de oprichting, en de griffie van voorvermelde rechtbank doet de rest.
Het ledenregister is een door de RvB opgestelde lijst van de vaste leden. Het is een chronologische lijst met naam, voornaam en woonplaats van de leden. Als de RvB in deze lijst wijzigingen aanbrengt, moeten deze ten laatste 1 maand na de verjaardag van de neerlegging van de statuten op de griffie neergelegd worden op de griffie.
Stap 4: Nu (vanaf de neerlegging op de griffie) bezit jouw club rechtspersoonlijkheid en kan je in haar naam gaan optreden voor haar rekening. Je kan een eigen huishoudelijk reglement opstellen, met interne bindende kracht. Jouw vzw kan nu vermogen verwerven, en is ook aansprakelijk als er iets gebeurd.
Dit is hetgeen er gedurende het eerste jaar moet gebeuren. Daar blijft het niet bij voor later. Veranderingen in statuten, leden, … moeten gepubliceerd worden. Na elke verkiezing van een nieuw praesidium zal er een statutenwijziging dienen te gebeuren.

4.De organen van de vzw

De Algemene Vergadering is het hoogste orgaan. Hier worden de belangrijke beslissingen voor de vzw genomen. Wie moet er nu inzitten?
De effectieve leden-oprichters kunnen lid zijn, en hebben bijgevolg stemrecht. Uiteraard kan je iedereen uitnodigen om deel te nemen aan de AV, maar zij hebben geen stemrecht. Ongeacht het aantal aanwezigen kan de AV geldig beslissingen treffen.
De bevoegdheden van de AV bepaal je zelf in de statuten. Je kan dus wel stellen dat er een bepaald aantal leden moet zijn alvorens er beslist kan worden, doch dat is niet aan te raden. Er dient een verslag opgemaakt te worden dat door alle vaste leden kan ingezien worden.
De Raad van Bestuur is eigenlijk het uitvoerend orgaan. Het is te vergelijken met het hoofdpraesidium. De RvB wordt aangesteld door de AV, er moeten minstens 3 leden inzitten en in alle geval minder leden dan in de AV. Echt iedereen kan er lid van worden, zelfs de rector (we zeggen maar iets). In de statuten kunnen voorwaarden vastgelegd worden. Hou in gedachte dat je door een onpare RvB sneller tot een meerderheid kan komen.
De RvB vertegenwoordigt de vzw, doch deze bevoegdheid mag ook toevertrouwd worden aan één of meerdere leden van de RvB.
De taken van dagelijks bestuur kunnen ook worden overgedragen aan één of meerdere personen. Deze taken nopen tot een optreden zonder RvB omwillen van hun gering belang of omwille van de hoogdringendheid.

5.De boekhouding

“Grote” vzw’s moeten een boekhouding voeren te vergelijken met die van een handelsvennootschap. Om “groot” te zijn moet aan twee van de drie volgende criteria beantwoord zijn: (i) 5 werknemers; (ii) 250.000 euro aan ontvangsten; (iii) vermogen van 1.000.000 euro. Dit zal voor studentenclubs niet snel het geval zijn, zij moeten dan ook een vereenvoudigde boekhouding voeren op basis van het debet-credit model.
De jaarrekening wordt jaarlijks in de AV goedgekeurd en neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel.

6.De aansprakelijkheid

Indien leden van de RvB of AV handelen namens de vzw, kan enkel de vzw aansprakelijk gesteld worden. De leden van de vzw zijn slechts beperkt aansprakelijk. Echter, het gewone aansprakelijkheidsrecht blijft bestaan: wie door zijn eigen schuld iemand schade berokkent, zal die schade moeten vergoeden.

7.Besluit

Vooraleer je een vzw opricht ga je niet over één nacht ijs. Het is een hele papierwinkel die jaar na jaar blijft doorkomen en geld kost. De voordelen qua aansprakelijkheid zijn natuurlijk niet te versmaden. Denk eraan dat de vzw wel aansprakelijk kan gesteld worden, en moet opdraaien voor de kosten en boetes.

Een vzw of een feitelijke vereniging, aan jullie de keuze, maar ‘keep up the good work’!!!!

© Ebe en Koen voor Studiant.


   Copyright Studiant vzw © 1995-2010   
 
Ga verder naar de Studiant site